Staffanstorps Kommunfastigheter

Hem » Referenser » Staffanstorps Kommunfastigheter

Niklas Helgesson är fastighetschef på Staffanstorps Kommunfastigheter som använder Idus för att planera, organisera och följa upp sitt underhållsarbete. Ta del av hans berättelse och hur de jobbar med Idus här.

Stort fastighetsbestånd

Vi är ett kommunalt fastighetsbolag och vi hyr ut fastigheter till våra ägare det vill säga kommunen. Det rör sig om äldreboenden, skolor, förskolor och idrottsanläggningar. Vi har också ett hundratal lägenheter samt ett förvaltningsuppdrag där vi förvaltar andras fastigheter. Totalt är det ungefär 100 000 kvadratmeter.

För vår organisation innebär storleken på fastighetsbeståndet att vi har mycket att hålla reda på.
Det blir ungefär 3 500 felanmälningar om året fördelat på 6 drifttekniker och två förvaltare. Innan tog vi emot alla ärenden per telefon, det var väldigt mycket analog hantering och det är inte särskilt fördelaktigt kontra digitala lösningar.

Ansvarsområden och externa entreprenörer

Våra tekniker har geografiska områden för vilka dom ansvarar. Felanmälningarna i Idus hamnar automatiskt på rätt teknikers lista. Skulle någon tekniker vara sjuk så kan andra tekniker gå in och ta arbetsorder från den listan.

Våra tekniker tar givetvis inte hand om alla arbetstyper själva, ibland behöver vi dela ut arbetsorder till externa entreprenörer också. I arbetsorderns mottagarlista kan teknikerna välja externa entreprenörer som vi har ramavtal med. Entreprenörerna får då mejl om nya arbetsorder, dom kan gå in i Idus och ändra status och ge oss input. På så sätt vet vi hur det går med jobbet exempelvis om dom väntar på material eller stöter på hinder.

Driftmöten ger en lägesbild

Oavsett om vi gör jobben själva eller delar ut arbetsordern så rapporterar teknikerna alltid för sina egna ansvarsområden. Vi har regelbundna driftmöten där vi tittar på arbetsorderstocken och ser om den växer eller minskar. Skulle någon behöva extra resurser så ser vi till att möta det behovet. Här ser vi också om fel upprepar sig. Om vi ser att vi har samma fel återkommande, då fokuserar vi på att avlägsna rotorsaken.

Appen är ett viktigt verktyg

För oss är appen ett verktyg, den är lika viktig som att ha en skiftnyckel i bilen. Eftersom vi kan se felanmälningarna och ofta se bilder från felanmälaren så kan vi också bereda jobbet till viss grad innan vi åker ut. Vi slipper ofta extra bilkörning och kan lösa jobben snabbare.

Vi är noggranna med att dokumentera så mycket som möjligt för att underlätta för andra och att kunna utföra arbetet vid senare tillfällen.

Analys och uppföljning

På kort sikt kan vi gå in och avlasta en tekniker där behov finns eller omfördela resurser på annat sätt. Över längre sikt kan vi bland annat se hur mycket vi lägger på externa underhållstjänster och dra slutsatser om vi exempelvis behöver anställa en egen elektriker. Vi kan kontinuerligt gå in och analysera vilka typer av arbeten vi har beställt. Då kan vi överväga om vi kan göra jobben internt till lägre kostnad och samma kvalité eller om vi skall fortsätta att lägga ut jobben externt.

Sammantaget kan man säga att Idus ger en bra ruljangs på alla arbetsorder som passerar igenom verksamheten, Idus gör oss klokare vad gäller lägesbilden och kan hjälpa oss att fatta beslut kring vår dagliga verksamhet och tydliggöra verksamhetens förbättringsområden på längre sikt.