Et af hovedformålene med et vedligeholdelsessystem er at overføre personafhængig teknisk viden til det digitale system. Dette kan omfatte viden om maskiner, reservedele, leverandører eller de procedurer, der kræves til vedligeholdelsesarbejde.
Manglen på dokumentation viste sig særlig tydelig under Idus’ opstart i begyndelsen af 1990’erne.
Et varmeværk stod overfor en særlig pensionsafgang. En erfaren medarbejder på varmeværket havde, med sin rutine, opbygget en enorm viden om anlægget. Det eneste problem var, at alle oplysningerne, var i medarbejderens hoved.
Kritisk information, der er nødvendig for at drive anlægget på bedst mulig måde, og værdifuld viden om udstyr, reservedele og leverandører, var således ved at forsvinde.
Da pensioneringen nærmede sig, steg stressniveauet på varmeværket kraftigt. Hvad skulle de gøre nu? Hvad ville der ske meddenne viden?
Energiselskabet indså, at tiden var knap. Nu skulle de købe tid og valgte derfor at ansætte konsulenter. Valget faldt på 3 konsulenter, der netop var afmønstret, fra en verden af maritimt vedligehold.
Til søs var man kommet meget længere med forebyggende vedligeholdelse og teknisk dokumentation. Denne erfaring blev nu delt med varmeværket på land.
Tilfældigvis var det også her, at Microsofts computer, blev introduceret og brød igennem. Det var her, DUS, drifts- og vedligeholdelsessystemer, så dagens lys for første gang.
Da DUS var færdig, var det muligt for varmeværket at navigere i sit digitale system. Alle kunne finde de oplysninger, de havde brug for, på en hurtig og nem måde, ved skrivebordet. Dette var helt revolutionerende.
Hvordan ser det så ud i dag, næsten 30 år senere? Computer, apps og cloud-tjenester har skabt betingelserne for at holde alle oplysninger lige ved hånden. Så betingelserne er der, men er der den nødvendige dokumentation for at hjælpe os med en hurtig overførsel af viden i vores hverdag?
Konsulentfirmaet McKinsey konkluderer i 2012, at vi i gennemsnit bruger cirka 1 time og 48 minutter om dagen på at lede efter – og indsamle – information.
”Tjenestemænd med en høj grad af videns afhængighed bruger 2,5 timer om dagen på at søge information for at kunne udføre deres job nøjagtigt.”
Det amerikanske statistiskbureau IDC Data konkluderede, at embedsmænd med en høj grad af videns afhængighed bruger 2,5 time om dagen på at lede efter information for at udføre deres arbejde nøjagtigt-
Forestil dig så udfordringen med effektiv planlægning af vedligeholdelsesarbejde eller større vedligeholdelsesstop uden tilstrækkelig let tilgængelig og ajourført viden. Dette måtte være en reel udfordring for vedligeholdelsesafdelinger i Danmark.
Evnen til hurtigt at udføre vedligeholdelsesarbejde afhænger i vid udstrækning af, hvor let det var at planlægge jobbet. Planlægningsfasen er i vid udstrækning afhængig af teknisk information, information som virksomhederne således brugere masser af tid på at finde.
En almindelig indsigelse mod at indtaste flere data i systemet kan undertiden være, at vedligeholdelsesafdelingen vil bruge for meget tid på administration.
Forestil dig den aktuelle tid, der bruges på forebyggende vedligeholdelse uden instruktioner eller forsøg på at få en maskine i gang uden nogen forudgående historie.
Det er ikke ualmindeligt blot at skrive “rettet” i stedet for at bruge et par minutter på at beskrive, hvordan du løser fejlen, så det kan spare mange timer i løbet af den næste nedetid.
Der er selvfølgelig generel viden blandt alle vedligeholdelsesteknikere, men hvis en ny kommer ind i virksomheden, skal de helst være klar til at starte hurtigt og kunne arbejde selvstændigt fra start.
Ingen kan arbejde uafhængigt uden rutiner, dokumentation eller instruktioner.
Det er heller ikke ualmindeligt, at forebyggende vedligeholdelse kun kaldes “service” i vedligeholdelsessystemet, og derfor skal planlæggeren bruge en masse ekstra tid på at finde ud af, hvad der skal gøres, og hvilket materiale der er behov for.
Men hvis videns overførelsen til vedligeholdelsessystemet fungerer, vil al det ekstra tidsspild, der sker overalt, forsvinde.
Vi kan dog være meget sikre på, at dette tidsspilde er enormt.
Hvor starter du, hvis du vil opnå en relativt automatisk videns overførsel?
Idus-konsulenter har mange gange set, hvad der er meget vigtigt at inkludere i vedligeholdelsessystemet, og hvad der kan være mindre vigtigt.
Vi kan hjælpe dig med at finde det rigtige niveau – det er hvad vi kalder at vedtage en datastrategi.
Idus hjælp kan handle om at gennemgå de forebyggende vedligeholdelsesrutiner. Er vedligeholdelsesrutinerne gode nok? Kan nyt personale intuitivt forstå procedurerne? Kan rapporteringsprocedurerne forbedres for at løfte både forebyggende og afhjælpende vedligeholdelse?
En god start kan være at placere alle dokumenter under dokumentfanen på hver enhed. Fejlkoder, der kan søges, er et andet trin, der kan lette arbejdet ved afhjælpende vedligeholdelse.
For et vandværk kan et første skridt være at vide, hvilken pumpe der i øjeblikket sidder i en pumpestation, 28 kilometer væk. Det er vigtigt at vide, hvilke reservedele der er inkluderet i pumpen, og hvordan de er monteret, og hvilke værktøjer der er nødvendige for at udføre vedligeholdelse på stedet, så teknikerne ikke behøver, at køre tilbage for at hente det rigtige udstyr.
Når du har fundet den rigtige måde at bruge systemet, finder videns overførslen automatisk sted.
Idus er selvfølgelig her for at hjælpe dig. Vi kan hjælpe med manuel introduktion af teknisk dokumentation eller med at gennemgå aktuelle procedurer og med at prioriterer vores anbefalinger for fremtiden.
Tilmeld dig og få vores E-bog gratis!
Når du tilmelder din e-mail, behandles den i henhold til Idus’ integritetspolitik
Ved at bruge Idus.dk acceptedre du vores privatlivspolitik.
