Vad en stålindustri lärde sig av att implementera underhållssystem

2020-09-01
Annette Larsson
6 minuter läsning

Introduktion

När man implementerar underhållssystem är det viktigt att enas om vilka funktioner som skall vara med från början och vad som kan vänta.

Allting handlar om planering och sålänge man bestämmer omfattningen och avsätter tid från början kommer framgången automatiskt. Det är något som en stålindustri i Mellansverige lärde sig när de skulle implementera underhållssystem för några år sedan. Idus har intervjuat Anders, projektledare för implementeringen.

Målet var kontroll och förbättringar

”Vi var ute efter en högre grad av kontroll på vad vi behövde utföra och när vi behövde utföra det. På lite längre sikt ville vi ha kontroll på reservdelar och material. Vi ville nå en ny nivå av kontroll på anläggningen och produktionen. ”

”Vi var också ute efter bättre historik, vi ville dessutom ha en bättre bild av underhållsbehovet, våra förbättringsområden och hur vi skulle prioritera. ”

Daglig styrning och veckoplanering

”I den dagliga verksamheten ville vi till en början ha kontroll på felanmälningar. Vi ville säkerställa att kölistan med avhjälpande jobb skulle vara övervakad och att jobben skulle fördelas ut på en veckobasis. Därigenom skulle vi kunna undvika oplanerade stopp. ”

”Genom att titta på en passerad vecka i taget kunde vi se om vi behövde förändra något i vår process eller om vi behövde bygga bort problem. ”

Underhållssystemet gav insikter om verksamheten

”När systemet väl var på plats kunde vi se hur ojämnt underhåll vi hade på vissa maskiner där en del bara genomgick avhjälpande underhåll. ”

”Kommunikationen runt planeringsavdelningen och underhållsteknikerna blev också mycket bättre. Vi lärde oss att allting var mer omgärdat av brus och en slumpmässighet innan systemet vilket försvann när vi väl hade implementerat. ”

Bra lärdomar från implementeringen

”Vi tog kanske lite för lätt på implementeringsprojektet. Det var skönt att veta att ordningen och redan skulle komma, men vi skulle nog varit tydligare och driva det mer avgränsat i projektform. Vi borde varit tydligare med att driva införandet som ett projekt med ett tydligt startdatum och slutdatum för inte fastna i implementeringen. ”

Anders var med som expert på systemet och fick koordinera projektgruppen under tidspress: ”Mina kollegor hade tyvärr inte ledig tid i sina kalendrar trots att vi behövde deras önskemål och tips.” säger Anders.

”Vi borde vågat göra ett större projekt, avsatt tid och säkerställt att den rullande verksamheten skulle fungera ändå. Det var oss inte övermäktigt, vi hade bara svårt att få med alla personer som behövde vara med, därför drog det ut på tiden onödigt länge. ”

”Vi borde istället avsatt tid åt alla projektmedlemmar i ett tidigare skede. Framförallt behövde vi input från förrådspersonal, hur de ville standardisera artiklarna och vilken data som skulle vara med.”

”För underhållsplanerarna gick det mycket lättare, både elavdelningen och mekavdelningen kunde med lätthet skapa alla ronder, förebyggande underhåll och allt annat systemet skulle påminna om. Allt gick väldigt snabbt med underhållet.” säger Anders.

Många snabba förbättringar

”Till att börja med ville vi få in alla objekt, därefter lade vi in alla förebyggande underhåll för att börja jobba med systemet direkt. Underhållsavdelningen kom igång och började jobba med systemet direkt från början. ”

”Det var ett bra sätt att börja, vi kom igång väldigt fort och därefter kunde vi i lugn och ro utveckla systemet och anpassa det efter våra processer. ”

”Vi tog avhjälpande underhåll vid sidan av systemet, operatörerna fick skriva upp avvikelser på en whiteboard. När operatörerna hade skrivit upp avvikelserna på tavlan tog underhåll över och skrev in allt digitalt senare. ”

”Vi tänkte släppa in operatörerna i underhållssystemet några månader senare efter en utbildning. Vi skapade klickbara vyer och genvägar för att operatörerna skulle kunna felanmäla både med datorn och telefonen. ”

”Det måste vara enkelt för operatörerna att kunna felanmäla, då hänger framgången på hur man konfigurerar felanmälan, om det är väldigt intuitivt så krävs det mindre utbildning.”

Målen uppnåddes till stor del

”Vi nådde målen till stor del även om vi inte lade in våra reservdelar från början. Vi såg utvecklingspotential under projektets gång. Då såg vi vad mer vi kunde göra. Vi kunde dessutom sluta använda andra system.”

”Vi kunde väva in allt i underhållssystemet och banta ner våra andra programvaror. Reservdelar, material, mätutrustning och kalibreringar var några av de sakerna vi började konsolidera i underhållssystemet. ”

”Teknikerna tog emot allt väldigt positivt. Dom var fyllda med förväntan och såg ett scenario där de skulle få riktigt bra historik att dra nytta av. ”

”Alla tekniker ville dela sin kunskap för att kunna avhjälpa fel med hjälp av gamla avslutade arbetsorder i systemet, de förutsåg att deras jobb skulle bli lättare i framtiden. ”

"Det finns ingen rätt tidpunkt för att implementera."

På frågan när det är en bra tidpunkt att implementera svarar Anders: ”Jag tycker det är viktigt att bara komma igång, få in anläggningen och det förebyggande underhållet, sedan tar man avhjälpande underhåll och sektion för sektion. Dokumenthantering och andra saker kan vänta till senare. ”

Anders fortsätter: ”Det finns ingen optimal tidpunkt för att implementera, det spelar ingen roll om det är höst, vår eller budgeteringsperiod, man måste bara börja. Det gäller att börja enkelt, börja med objekt och förebyggande underhåll som delmål. Kommer man bara igång med det så kommer det andra att ge sig.”

”Oredan som finns om man inte har ett riktigt underhållssystem tar fruktansvärt mycket tid, det tar enorm tid att hålla koll på allt i isolerade öar av information. Får man in allt med ordning och reda i underhållssystemet frisätter man massor med tid till underhållsverksamheten.”

”Det gäller också att skynda långsamt och göra del för del, när man väl är där så är det väldigt naturligt att prioritera vad som kommer härnäst.” säger Anders.

"En del borde vi gjort annorlunda."

”En del borde vi gjort annorlunda. Vi skulle satt tydligare mål, delmål och tidsplaner. Vi borde bestämt vilka personer som skulle finnas med under en avsatt tid och inte växla så mycket fram och tillbaka över en längre period och istället genomfört en kort men koncentrerad implementering. ”

Viktigt att få med sig användarna

”Vi hade användarträffar för förrådspersonal och planerare varannan vecka, där stämde vi av om vi behövde nya ärendeköer eller förändra något i konfigurationen. ”

”Det är viktigt att alla skall kunna vädra sina synpunkter, användarna måste få tycka till om vad som är bra och vad som är dåligt, det skall inte skapas rykten eller vi och dom-mentalitet. Användarna skall känna sig delaktiga och hörda. ”

”Det är också viktigt att skapa en dialog kring invändningar och låta användarna vara beslutspåverkare, systemet är till för just användarna och därför är deras ägandeskap avgörande. ” avslutar Anders.

> Hitta din kontaktperson

< Tillbaka till bloggen