Så bidrar underhållssystemet
med kunskapsöverföring

2019-11-13
Annette Larsson
4 minuter läsning

Introduktion

Ett av huvudsyftena i ett underhållssystem är att överföra personberoende teknisk kunskap till det digitala systemet. Det kan vara kunskap om maskiner, reservdelar, leverantörer eller vilka rutiner som krävs vid ett underhållsarbete.

Bristen på dokumentation visade sig extra tydlig under Idus födelse i början på 90-talet.

Ett värmeverk i Norrland stod inför en speciell pensionsavgång. En särskilt erfaren medarbetare på värmeverket hade med sin rutin byggt upp en enorm kunskapsbas om anläggningen. Problemet var bara att all information fanns i den blivande pensionärens minnesbank.

Kritisk information som behövdes för att köra anläggningen på bästa sätt samt värdefull kunskap om utrustning, reservdelar och leverantörer var alltså på väg att försvinna.

När pensionsavgången närmade sig då smög sig stressen på energibolaget. Vad skulle de göra nu? Vad skulle hända med tillgängligheten?

Expertisen kom in

Energibolaget insåg att tiden var knapp. Nu behövde de köpa sig tid och valde att anlita konsulthjälp. Valet föll på tre konsulter som just stigit iland från det marina underhållets värld.

Sjöfarten hade kommit mycket längre med förebyggande underhåll och teknisk dokumentation. Den erfarenheten skulle nu delas med värmeverket på land.

Lämpligt nog hade även persondatorn från Microsoft just slagit igenom. Det var då som DUS, drift och underhållssystem såg dagens ljus för första gången.

När DUS stod färdigt kunde värmeverket navigera i sin digitala anläggning. Vem som helst kunde hitta informationen de behövde på ett snabbt och smidigt sätt vid skrivbordet. Detta var helt revolutionerande.

Situationen idag

Hur ser det ut idag då, snart 30 år senare? Datorer, appar och molntjänster har skapat förutsättningar för att ha all information vid fingerspetsarna. Förutsättningarna finns alltså men finns dokumentationen som krävs för att hjälpa oss med snabb kunskapsöverföring i vår vardag?

Konsultfirman McKinsey kom 2012 fram till att vi i snitt lägger cirka 1 timme och 48 minuter om dagen på att leta efter och samla in information.

”Tjänstemän med stort kunskapsberoende spenderar 2,5 timmar per dag på att leta information för att kunna utföra sina arbeten noggrant.”

Den amerikanska statistikbyrån IDC Data kom fram till att tjänstemän med stort kunskapsberoende spenderar 2,5 timmar per dag på att leta information för att kunna utföra sina arbeten noggrant.

Föreställ er då utmaningen i att effektivt planera underhållsarbeten eller stora underhållstopp utan tillräckligt med lättillgänglig och aktuell kunskap. Det måste vara en verklig utmaning för underhållsavdelningar i Sverige.

Förmågan att snabbt och smidigt utföra ett underhållsarbete beror till stor del på hur enkelt det var att planera jobbet. Planeringsfasen är till stor del beroende av teknisk information, information som företagen alltså lägger massor med tid på att hitta.

Att spara tid

En vanlig invändning mot att föra in mer data i systemet kan ibland vara att underhållsavdelningen kommer lägga för mycket tid på administration.

Föreställ er då den nuvarande tidsåtgången i att utföra förebyggande underhåll utan instruktioner eller att försöka få igång en maskin utan någon avhjälpande historik.

Det är inte ovanligt att man bara skriver ”fixat” istället för att lägga några minuter på att beskriva hur man avhjälpte felet, det kan spara väldigt många timmar under nästa driftstopp.

Det finns såklart allmän kunskap bland alla underhållstekniker men om någon ny kommer in på företaget då skall de gärna vara startklara snabbt och kunna jobba självständigt direkt.

Ingen kan jobba självständigt utan rutiner, dokumentation eller instruktioner.

Det är inte heller ovanligt att det förebyggande underhållet bara heter ”service” i underhållssystemet och då måste planeraren lägga massor med extratid på att ta reda på vad som skall göras och vilket material som behövs.

Om kunskapsöverföringen till underhållssystemet fungerar däremot då försvinner all den extra tidsspillan som sker överallt i verksamheten varje dag, den mäter verksamheter aldrig konstigt nog.

Vi kan däremot vara väldigt säkra på att den här tidsspillan är enorm.

Att hitta rätt nivå

Var börjar man om man vill uppnå en relativt automatisk kunskapsöverföring?

Idus konsulter har väldigt många gånger sett vad som är väldigt viktigt att ha med i underhållssystemet och vad som kan vara mindre viktigt.

Vi kan hjälpa er att hitta den rätta nivån, det är vad vi skulle kalla för att anta en datastrategi.

Idus hjälp kan handla om att se över rutinerna för förebyggande underhåll. Är underhållsrutinerna tillräckligt bra? Kan ny personal intuitivt förstå rutinerna? Kan rutinerna vid återrapportering bli bättre för att lyfta både det förebyggande och avhjälpande underhållet?

En bra början kan vara att lägga alla dokument under dokumentfliken på varje enhet. Sökbara felkoder är ett annat steg som direkt kan underlätta vid avhjälpande underhåll.

För en VA-organisation kan ett första steg vara att faktiskt veta vilken pump som just nu sitter i en pumpstation 28 kilometer bort. Det är viktigt att veta vilka reservdelar som ingår i pumpen och hur de sitter monterade samt vilka verktyg det finns behov av för att utföra underhållet på plats, därmed slipper teknikerna att köra tillbaka igen för att hämta rätt säker.

När ni väl hittat rätt sätt att använda systemet då kommer kunskapsöverföringen att ske per automatik.

Idus finns såklart här för att hjälpa er. Vi kan hjälpa till med manuellt införande av teknisk dokumentation eller att se över nuvarande rutiner och att prioritera våra rekommendationer för framtiden.

Varmt välkomna att höra av er till er förbättringsledare för ett samtal kring kunskapsöverföring.

< Tillbaka till bloggen