8 anledningar att inte välja Excel som underhållssystem

2021-11-18
Annette Larsson
8 minuter läsning

Excel som underhållssystem

Mindre verksamheter har precis som sina större motsvarigheter behov av att utföra återkommande underhållsarbeten. Vissa försöker hantera underhållstyrningen genom att skapa en Excelfil som uppdaterar celler när en maskin når sitt tidsmässiga underhållsintervall.

Så långt är ambitionen rätt men hur blir det i praktiken?

Alla företag har Excel

Nästan alla företag har Excel i sin standarduppsättning av programvaror vilket kan vara en anledning till att valet faller på just den programvaran.

Det finns tydliga brister med att använda Excel för att hantera underhållet och dessa brister kan vara värda att känna till. Vi vill därför belysa de vanligaste bristerna innan ni börjar använda Excel som underhållssystem.

1. Uppstartstiden kan vara längre än ni tror

Att skapa ett Excelark med basala funktioner för förebyggande underhåll kommer att ta tid i anspråk. Startsträckan för att komma i gång kan givetvis variera beroende på anläggningens omfattning och hur avancerade Excelanvändare ni är men någonstans måste grundförutsättningarna komma på plats och den uppstartstiden är längre än vad man kan tro.

Under alla förutsättningar skall ni föra in er utrustning, lägga in förebyggande jobb och skapa funktioner för underhållsintervall. Excel hanterar inte mallar för återkommande objekt som pumpar och motorer samt det underhåll som hör till.

2. Avhjälpande och förebyggande aktiviteter i olika dokument

Ett annat stort hinder är att det inte går att hantera avhjälpande och förebyggande underhåll i samma Excelfil. En vanlig lösning på det är att hantera underhållstyperna i olika dokument. Problemet som uppstår då är spridda källor till information och två parallella anläggningsregister. Överskådligheten är alltså en av de första bristerna som försvårar hanteringen av underhållet.

Det tillkommer fler hinder till exempel vid behov att förändra underhållsplanen. En annan viktig aspekt är hur man går till väga när man snabbt vill se gamla arbeten för att eventuellt förändra nästa underhåll. Det enkla svaret är det kräver stora mängder tid att söka efter och uppdatera information.

3. Det är svårt att få en överskådlighet

Underhåll handlar alltid om planering och planeringsdelen är helt beroende av tillgång till uppdaterad och relevant information. Information kan vara historiska arbeten och värdefulla erfarenheter som vid en Excelhantering hamnar i äldre versioner av dokumentet.

Användaren behöver alltså hoppa in och ur flera olika filer för att kunna bilda sig en uppfattning om tidigare arbeten och förstå den nuvarande arbetsorderstocken. Uppdaterad information och snabba sammanställningar är en förutsättning för att kunna planera och styra utifrån ett läge som är i konstant förändring.

Kompletta arbetsorderlistor i kombination med användarkalendrar är alltså viktigt för att kunna schemalägga jobben på ett effektivt sätt.

4. Uppföljningen blir svårare och förbättringar blir dolda

Bristen på överskådlighet följer också med till uppföljningsfasen. Det är mycket svårt att veta var förbättringarna finns när Excelarket inte kan presentera en snabb sammanställning över hur verksamheten går. Detta leder i sin tur till fortsatt bristande planering, bristande träffsäkerhet i budgetarbetet och bristande utvärderingar av maskinernas tillförlitlighet.

5. Kalkylarken är inte mobilvänliga

Som vi slog fast tidigare är bra underhåll beroende av information. Information är viktigt för att användarna skall kunna utföra underhållet på rätt sätt. Att öppna och ta del av information i ett Excelark på en smarttelefon i fält är inte särskilt praktiskt och alternativet att bära med sig en dator till platsen fungerar inte alltid. Användaren behöver snabb tillgång till underhållsinstruktioner, skisser och videolänkar. Dessa bilagor behöver vara bifogade på arbetsordern i en bra ordning vilket är mycket svårt att uppnå i Excel.

6. Kalkylarket är inte utformat för påminnelser

Arbetet som underhållskoordinator eller underhållschef kräver hjälp av en reservhjärna som aldrig glömmer någonting. Reservhjärnan behöver berätta för dig när det snart är tid för underhåll, vilka delar du behöver beställa och vilka arbetsorder som är försenade.

För att få ordningen på den situationen behöver ni få notiser som uppmärksammar både planerare och utförare på vad som behöver planering, inspektion, utbyte och påfyllnad i förrådet. Risken att något kommer falla mellan stolarna i Excel är överhängande just pga. avsaknaden av notiser.

Kalkylarket kommer inte påminna dig när viktiga händelser uppstår och ännu mindre dyka upp som ett påminnelsemejl i din inkorg.

7. Ett kalkylark vet inte om alla platser att uppdatera

En annan tidskrävande aktivitet att ha i åtanke är tidsåtgången som krävs för att hålla Excelarket uppdaterat och i brukligt skick. Att skapa en relationsdatabas i Excel det vill säga att om du ändrar något på en plats så skall det också ändras på en annan är ett programmeringsjobb.

Du riskerar alltså att förlora information som borde bli sparad när ett arbete är utfört. Den informationen kan i framtiden hjälpa till att förebygga ett kostsamt driftstopp. Ofta är det bara någon enstaka person som kan hantera underhållet i Excel. Om någon byter tjänst blir det dessutom en negativ påverkan direkt då verksamheten varit väldigt personberoende.

8. Excel innehåller inga färdiga rapporter

Excel innehåller funktioner för att presentera data i olika typer av diagram. Däremot saknar Excel färdiga funktioner för att sammanställa era nyckeltal kopplade till underhållet. Därför måste ni konfigurera varje enskilt utdrag av data och konfigurera hur er data skall presenteras. I ett system som Idus däremot finns färdiga rapporter att köra med enkel sortering för olika underhållsintervall.

Summering

Excel är ett kraftfullt verktyg med goda egenskaper för att samla information, summera och presentera. Men när det kommer till att sammanställa och samtidigt fördela information som kräver konstanta uppdateringar blir bristerna tydliga.

Det kommer även ta mycket tid i anspråk att hålla filerna uppdaterade och funktionsdugliga. Här är det upp till er att avväga huruvida administrationstiden kan göra bättre nytta någon annanstans eller om det faktiskt är värt den extra tiden.

Om underhåll är en förutsättning för att er verksamhet skall fungera bör ni titta på ett riktigt underhållssystem innan ni bestämmer er för att investera er tid i Excel.

Ett underhållssystem innehåller färdiga funktioner för anläggningsregister, förebyggande och avhjälpande underhåll, aktivitetslistor, mottagarkalendrar samt statistik och uppföljning. Dokument finns dessutom klickbara direkt på utrustningen eller som en separat flik på en arbetsorder.

Ni kan börja med en användare och expandera vid behov. Priset för en användare är inte mycket högre än för ditt mobilabonnemang. Beroende på anläggningens storlek kan ni vara i gång med de basala funktionerna på någon dag och på något större verksamheter 3-5 dagar. Om ni dessutom redan har börjat att dokumentera underhållet i Excel så kan ni enkelt importera strukturen till Idus.

Det finns alltså skäl att testa ett underhållssystem oavsett storlek på anläggningen och verksamheten. Så vänta inte. Bli förbättringsledare för er verksamhet och kom igång med ert underhållssystem.